Politique de confidentialité (1.1.000)

En vigueur : 18 Mar 2019

DSE Portable Inc. (DSE) est une application mobile (« Application ») qui permet à l’utilisateur de visualiser l’information médicale (« Information ») obtenue à son sujet par une tierce partie et consignée à son dossier médical (« Dossier »). Lors de la lecture de l’Information par l’utilisateur, son Dossier est journalisé pour prendre note que l’information a bel et bien été transmise et lue. De plus, l’Application permet à l’utilisateur de gérer personnellement son consentement au transfert sécurisé de l’Information à un tiers qui pourrait avoir besoin d’un accès direct aux fins d’offrir des soins de santé.

Notre politique de confidentialité (la « Politique ») présente la manière avec laquelle nous colligerons, utiliserons, gèrerons, transmettrons et protègerons vos renseignements personnels et vos renseignements personnels de santé (« RPS »). Tous les employés et toute tierce partie travaillant de concert avec DSE sont tenus de se conformer aux protections décrites par cette Politique.

Le terme « renseignements personnels » définit tous les renseignements permettant d’identifier un individu. Le terme « renseignements personnels de santé » ou « RPS » définit tous les renseignements afférents à un individu identifiable ayant trait à sa santé physique ou psychologique, incluant son nom, sa date de naissance, son historique de santé, ses antécédents médicaux ou chirurgicaux, les traitements en cours ou ayant été reçus, ses résultats d’analyses médicales, sa liste de médicaments et tout numéro de couverture d’assurance. Les RPS sont souvent retrouvés dans les dossiers de santé, dans les notes médicales ou consultations et sur les rapports d’examens ainsi que dans les communications entre les patients et les professionnels de la santé.

DSE peut avoir à recueillir des renseignements personnels et des RPS à votre sujet lorsque vous accédez et utilisez l’Application, ou le site de gestion (« le Site De Gestion ») ou les autres produits logiciels associés (collectivement désignés sous le terme « les Services » . En utilisant ou en accédant aux Services, vous acceptez les termes de cette Politique.

Cette Politique devrait être lue conjointement avec les Conditions d’utilisation. Sachez que nous avons à coeur de préserver la confidentialité de nos utilisateurs et nous sommes engagés à protéger vos renseignements personnels et vos RPS. Si vous avez des questions sur notre Politique ou sur nos pratiques de confidentialité, veuillez nous contacter à privacy@portableehr.com.

1. Notre engagement

• DSE se conforme aux lois applicables en matière de vie privée et de renseignements médicaux personnels partout où nous opérons. Cela inclut la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (Ontario).
• DSE a mis en place des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques qui sont à la fine pointe des meilleures pratiques dans l’industrie afin de protéger vos renseignements personnels et vos RPS de tout accès non-autorisé.
• DSE ne recueillera, n’utilisera ou ne divulguera jamais vos renseignements personnels ou vos RPS sans votre consentement.
• DSE ne louera ou ne vendra jamais vos renseignements personnels ou les RPS recueillis.

2. Information recueillie et conservée

Lorsque vous créez votre compte d’utilisateur chez DSE, les informations suivantes pourront être recueillies directement ou via l’accès autorisé à votre Dossier:

Informations d’enregistrement et de santé

Les renseignements d’identification et certaines coordonnées comme le nom, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, l’adresse postale ou autres données démographiques. Certains services en développement recueilleront et conserveront des renseignements médicaux personnels, tels les antécédents médicaux et chirurgicaux, lea allergies, les derniers résultats de tests ou d’imagerie, les diagnostics antérieurs, les problèmes de santé en cours, la médication actuelle et les renseignements sur les traitements en cours ou toute autre donnée pertinente pour assurer votre sécurité médicale en cas de déplacement hors de votre localité habituelle de soins ou en cas de nécessité de transfert d’information critique.

Informations de paiement

Lorsque vous effectuez ou recevez un paiement à travers nos Services, nous recueillons et utilisons vos données de carte de crédit ou votre information bancaire ou autres données financières afin de traiter le paiement.

Données des journaux et du site web


Lorsque vous utilisez et accédez aux Services, nous pouvons automatiquement collecter certaines données techniques à propos de votre visite, incluant la date, le temps, le type de navigateur, votre fournisseur de services Internet, votre adresse IP, les données sur votre appareil (incluant les identifiants de l’appareil), les données de géolocalisation, les données de performance de votre ordinateur et du réseau, l’URL à partir duquel vous accédez à notre site et votre historique de navigation afin de personnaliser votre expériences des Services, d’améliorer nos Services et à des fins de recherche statistique.

3. Utilisation ou divulgation des données

L’accès à vos renseignements est enregistré dans un journal et des vérifications régulières ont lieu afin de s’assurer que tout accès soit autorisé et que l’accès aux renseignements soit restreint aux cas de nécessité.

Les renseignements personnels colligés ont pour seules finalités la reconnaissance et l’identification du patient (réconciliation du patient) ainsi que la tenue d’un registre des incidents de sécurité.

Les fournisseurs de services tiers


Dand le cadre de nos opérations, nous devrons transférer vos données personnelles, incluant les RPS, à des fournisseurs de services tiers à des fins de traitement ou de stockage. Lorsque nous faisons affaire avec un fournisseur de services tiers, nous nous assurons de la sécurité de vos renseignements et ce, à un niveau de protection au moins comparable à celui que nous vous garantissons.

Questions juridiques


Afin de détecter, examiner, résoudre ou prévenir des activités frauduleuse ou illégales, nous pourrons occasionnellement avoir accès à vos données personnelles Nous nous réservons le droit de divulguer vos renseignements personnels tel que requis par la loi lorsque cette divulgation est nécessaire afin de nous conformer à une procédure judiciaire, une ordonnance de Cour ou toute procédure juridique le requérant.

Questions corporatives


Dans le cadre de transactions corporatives telles que fusions, acquisitions, introduction en bourse, réorganisation ou vente de DSE, nous pourrions être amenés à divulguer ou à partager certains renseignements personnels. Toutefois, seulement les renseignements personnels pertinents à la transaction, tels que les données de facturation, pourront être utilisés ou divulgués et à des fins liées strictement à la transaction. En tout temps, ils seront protégés par les mécanismes de sécurité appropriés.

 Sachez que, dans ce cas, vos RPS ne seront pas divulgués et demeureront strictement confidentiels.

4. Protection des données

DSE est dévoué à la sécurité informatique et protège vos renseignements personnels et RPS au moyen de mécanismes de sécurité intégrés, physiques, technologiques et administratifs :

• Stockage sécurisé : DSE conserve tous les renseignements personnels et RPS dans un centre de données Amazon Web Services (« AWS ») au Canada. AWS (certifié ISO27001) adhère aux meilleures pratiques de respect de la vie privée et de la protection des données.
• Sécurité du réseau : DSE a mis en place des contrôles de sécurité réseau afin de protéger les données contre les accès non-autorisés, ce qui inclut la ségrégation de ses systèmes internes de ses systèmes accessibles au public.
• Chiffrement de bout en bout : DSE chiffre de bout en bout toutes les transmissions de données .
• Politique de confidentialité et formation : DSE a mis en place une politique de confidentialité écrite et de procédures concernant les RPS. Via une formation spécifique sur la confidentialité offerte à ses employés, DSE protège les renseignements personnels et restreint au maximum les risques opérationnels. Tous les employés de DSE et ses contractuels sont légalement soumis à des clauses de confidentialité.

5. Conservation des données

Si vous désirez que nous supprimions vos données de manière permanente, incluant le RMP, de nos serveurs, veuillez nous envoyer un courriel à privacy@portableehr.com. Nous nous assurerons que vos données soient supprimées dans un délai raisonnable suivant la réception de votre demande.

Tant et aussi longtemps que votre Compte demeure actif, nous conserverons vos renseignements personnels, incluant vos RPS.

Nous conserverons toute information que nous sommes obligés de retenir en vertu des dispositions de toute loi applicable pour la durée complète requise par les lois en question. Nous pouvons également retenir les renseignements dépersonnalisés et continuer à utiliser ces renseignements en accord avec la Politique.

6. Information dépersonnalisée

Aux fins de développement de nouveaux produits, d’’amélioration de l’application ou à des fins de recherche, nous ne nous servirons que des donnés dépersonnalisées et dé-identifiées.

7. Droits des patients

Accès aux RPS en possession de DSE

Vous avez le droit d’avoir accès à votre dossier patient. Si vous demandez une copie de votre dossier patient, elle vous sera fournie moyennant des frais raisonnables. Vous pouvez demander à avoir accès à votre dossier patient en nous contactant à privacy@portableehr.com.

Exactitude


Nous utilisons des moyens raisonnables afin de nous assurer que l’information contenue dans votre dossier patient soit exacte. Si vous constatez quelque inexactitude que ce soit, vous pouvez demander à ce qu’une correction soit inscrite à votre dossier.

Retrait du consentement


Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation future ou à la divulgation de vos renseignements médicaux personnels par DSE, excepté lorsque l’utilisation ou la divulgation de l’information est permise par la loi.

Si vous désirez retirer votre consentement, veuillez utiliser la fonction “désactivé”, dans les outils de l'application Patient. À défaut de ne pas être en mesure de le faire via l’application Patient, veuillez compléter le Formulaire de retrait de consentement et l'envoyer en pièce jointe à privacy@portableehr.com.

8. Interventions en cas de violation de données

Il n’y a aucune garantie absolue contre les violations de données. Toutefois, DSE prend et prendra toutes mesures raisonnables afin de prévenir de telles violations. En cas de perte de données ou d’accès non autorisé à celles-ci, DSE :

• Informera les utilisateurs de la violation de données dès la première opportunité raisonnable; et
• Appliquera des mesures correctives immédiatement.

9. Enfants et mineurs

Les personnes âgées de moins de 18 ans (« Mineurs ») ne peuvent s’inscrire pour obtenir notre Application. Toutefois, les Mineurs peuvent utiliser l’application de leurs parents ou tuteurs légaux si ceux-ci les y autorisent spécifiquement.

 Cependant, les personnes âgées de plus de 14 ans doivent s’inscrire en leur nom propre au Québec.

10. Changements à la Politique de confidentialité

En cas de modification de notre Politique, nous vous en informerons via un avis sur notre site Web et une notification via notre Application. Vous comprenez que vous devrez consulter le site de gestion et l’Application sur une base régulière pour être tenu au courant de toute modification.

11. Nous contacter

Afin d’assurer à notre clientèle notre conformité à un devoir de consentement éclairé de la part des utilisateurs, DSE Portable communique et expose ses pratiques de confidentialité tells que décrites dans cette Politique.

Si vous notiez un manquement conséquent et un défaut de notre part d’adhérer à cette Politique de confidentialité, veuillez nous contacter sans faute à l'adresse privacy@portableehr.com .Si nous ne pouvons régler le problème à votre satisfaction, vous êtes en droit de déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information ou au Bureau du vérificateur général du Canada.